ROZDZIAŁ 3. AI jako sekretarka, której nie trzeba płacić za kawę
Jedną z najbardziej praktycznych rzeczy, jakie można zrobić z AI, jest powierzenie jej codziennej komunikacji. Nie chodzi tutaj o prowadzenie za nas najważniejszych rozmów ani o oddawanie maszynie kontroli nad relacjami z ludźmi. Chodzi o coś znacznie prostszego: o pozbycie się całej masy drobnych czynności, które pojedynczo zajmują kilka minut, ale w ciągu dnia potrafią zabrać godzinę albo dwie. Otwieramy skrzynkę pocztową, widzimy wiadomość liczącą kilkanaście akapitów, czytamy ją raz, potem drugi, zastanawiamy się, czego właściwie nadawca chce, zaczynamy pisać odpowiedź, kasujemy połowę, zmieniamy ton, zastanawiamy się, czy nie zabrzmiało to zbyt ostro, poprawiamy zakończenie i wreszcie wysyłamy. A następnego dnia robimy dokładnie to samo kilka lub kilkanaście razy. Właśnie takie zadania są dla AI wyjątkowo wdzięcznym obszarem zastosowania.
Sekretarka w tradycyjnym rozumieniu wykonywałaby część tych czynności za nas: odbierała informacje, porządkowała je, przygotowywała notatki, przypominała o terminach, redagowała korespondencję i pomagała organizować dzień. AI może przejąć część podobnych zadań bez konieczności zatrudniania dodatkowej osoby. Nie oznacza to oczywiście, że zastępuje prawdziwą sekretarkę we wszystkich jej obowiązkach. Nie odbierze za nas telefonu w świecie fizycznym, nie pójdzie na spotkanie i nie podejmie odpowiedzialności za decyzje. Może jednak przejąć ogromną ilość pracy przygotowawczej, która wcześniej wymagała naszego czasu.
Największą zaletą jest tutaj szybkość. Człowiek może potrzebować kilku minut, żeby przeczytać długą wiadomość i wyłapać z niej najważniejsze informacje. AI może zrobić to bardzo szybko, szczególnie gdy otrzyma cały tekst w jednej wiadomości. Może wskazać, czego nadawca chce, jakie pytania zadał, jakie terminy podał, jakie decyzje zostały podjęte i co wymaga naszej reakcji. To bardzo prosta forma delegowania pracy: zamiast samodzielnie przetwarzać całą korespondencję, prosimy AI o przygotowanie dla nas skrótu sytuacji.
Jest to szczególnie przydatne wtedy, gdy otrzymujemy wiadomości długie, ale niekoniecznie treściwe. Niektóre e-maile zawierają mnóstwo wstępów, wyjaśnień, dygresji i uprzejmości, a konkretne zadanie znajduje się dopiero pod koniec. AI może pomóc oddzielić informacje istotne od drugorzędnych. Możemy wkleić wiadomość i poprosić: "Wskaż, czego nadawca ode mnie potrzebuje, jakie są terminy i jakie działania powinienem podjąć". W kilka chwil otrzymujemy uporządkowany obraz sytuacji.
Możemy pójść jeszcze dalej. AI może przeanalizować całą korespondencję dotyczącą konkretnej sprawy i przygotować listę otwartych tematów. Jeśli w kilku wiadomościach pojawiały się pytania, odpowiedzi, zmiany terminów i ustalenia, człowiek może łatwo coś przeoczyć. Model może pomóc zebrać wszystko w jednym miejscu. Nie oznacza to, że jego podsumowanie jest automatycznie bezbłędne. W przypadku ważnych spraw warto porównać najważniejsze punkty ze źródłową korespondencją. AI ma pomagać nam szybciej zrozumieć materiał, a nie zwalniać nas z odpowiedzialności za to, co rzeczywiście zostało ustalone.
Jednym z najprostszych zastosowań jest skracanie wiadomości. Czasami dostajemy tekst, który ma dwie strony, a potrzebujemy wiedzieć tylko, o co chodzi. Możemy poprosić AI o streszczenie w trzech zdaniach. Możemy też określić, jakie informacje mają pozostać. "Skróć tę wiadomość do pięciu punktów. Zachowaj wszystkie daty, kwoty, nazwiska i terminy. Usuń uprzejmości, powtórzenia i dygresje". To znacznie bardziej użyteczne niż zwykłe "streść".
Skracanie działa również w drugą stronę. Czasami mamy przygotowaną wiadomość, która jest zbyt długa. Wiemy, co chcemy powiedzieć, ale tekst brzmi jak elaborat. Możemy wtedy wkleić go do AI i powiedzieć: "Skróć tę wiadomość o połowę, zachowując wszystkie informacje niezbędne do zrozumienia sprawy". Jeżeli wynik jest nadal za długi, możemy napisać po prostu: "Jeszcze krócej. Maksymalnie 80 słów". Nie musimy ponownie tłumaczyć całego zadania.
Bardzo przydatna jest również zmiana tonu. To jedna z tych czynności, które mogą wydawać się banalne, ale w praktyce zajmują sporo czasu. Możemy wiedzieć dokładnie, co chcemy powiedzieć, ale nie być pewni, jak to sformułować. "Napisz to uprzejmiej". "Zrób wersję bardziej formalną". "Niech będzie stanowczo, ale bez agresji". "Napisz bardziej naturalnie". "Usuń urzędowy styl". "Zrób to tak, żeby nie zabrzmiało jak pretensja". AI może w takich sytuacjach pełnić funkcję redaktora.
To szczególnie ważne w sytuacjach, w których emocje mogą wpłynąć na sposób pisania. Kiedy jesteśmy zdenerwowani, bardzo łatwo napisać wiadomość, której później będziemy żałować. Nie chodzi o to, aby AI decydowała za nas, czy mamy wysłać wiadomość. Możemy natomiast wkleić własną, nawet bardzo emocjonalną wersję i powiedzieć: "Przeredaguj ją tak, aby zachować moje stanowisko, ale usunąć niepotrzebne emocje i oskarżenia". AI może stać się wtedy filtrem pomiędzy pierwszą reakcją a finalnym tekstem.
Jest tu jednak pewna pułapka. Jeżeli poprosimy AI o "zrobienie tego bardziej profesjonalnie", może powstać tekst, który będzie poprawny językowo, ale zabrzmi nienaturalnie. Pojawią się wyrażenia, których normalnie nie używamy, przesadnie formalne zwroty albo sztuczne konstrukcje. Dlatego warto mówić nie tylko, jaki ton chcemy uzyskać, ale również czego nie chcemy. "Profesjonalnie, ale bez korporacyjnego języka". "Uprzejmie, ale normalnym językiem". "Formalnie, ale bez przesadnych zwrotów grzecznościowych". Takie doprecyzowanie może zrobić dużą różnicę.
AI może również przygotować kilka wersji tej samej wiadomości. Jest to przydatne, gdy nie jesteśmy pewni, jaki ton będzie najlepszy. Zamiast godzinami zastanawiać się nad jednym tekstem, możemy poprosić: "Przygotuj trzy wersje: neutralną, bardziej formalną i bardziej bezpośrednią". Następnie wybieramy tę, która najlepiej pasuje do sytuacji. Możemy też poprosić o dwie wersje o różnej długości: jedną bardzo krótką, przeznaczoną do komunikatora, oraz drugą bardziej szczegółową, przeznaczoną do e-maila.
To rozwiązanie jest szczególnie wygodne w codziennej komunikacji. Wyobraźmy sobie, że musimy poinformować współpracownika o przesunięciu spotkania. Możemy przygotować jedną wiadomość i potem ręcznie dopasowywać ją do różnych osób. AI może natomiast przygotować wersję do kolegi, wersję do klienta i wersję do przełożonego, zachowując ten sam zestaw informacji, ale zmieniając styl.
Jeszcze ciekawsze jest wykorzystanie AI do tworzenia odpowiedzi na wiadomości, których sami nie mamy ochoty czytać po raz trzeci. W tym przypadku bardzo dobry jest prosty schemat: najpierw analiza, potem odpowiedź. Zamiast od razu powiedzieć "odpowiedz na tę wiadomość", możemy poprosić AI o ustalenie, czego właściwie chce od nas druga osoba.
Prompt:
"Wkleję Ci wiadomość, na którą muszę odpowiedzieć. Najpierw wyjaśnij mi w 3 punktach, czego druga osoba ode mnie chce. Następnie przygotuj krótką, uprzejmą odpowiedź."
Ten prompt jest prosty, ale ma jedną bardzo ważną zaletę: oddziela zrozumienie wiadomości od napisania odpowiedzi. Dzięki temu możemy najpierw zobaczyć, jak AI interpretuje sytuację. Jeśli okaże się, że źle zrozumiała intencję nadawcy, możemy to poprawić, zanim powstanie odpowiedź. To ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy wiadomość jest niejasna.
Możemy go rozbudować, jeśli sytuacja jest bardziej skomplikowana. Możemy dodać: "Nie zakładaj informacji, których nie ma w wiadomości". Możemy dodać: "Jeżeli wiadomość zawiera więcej niż jedno żądanie, wymień każde z nich osobno". Możemy dodać: "Jeżeli nadawca oczekuje ode mnie konkretnego terminu lub decyzji, wskaż to wyraźnie". W ten sposób AI nie tylko napisze odpowiedź, ale najpierw pomoże nam zrozumieć zadanie.
To prowadzi do kolejnej funkcji: wyciągania z korespondencji zadań. Wiele osób ma skrzynkę pocztową, która jest jednocześnie listą zadań, archiwum informacji i kalendarzem. Problem polega na tym, że e-mail nie jest dobrym systemem zarządzania zadaniami. Informacja o ważnym terminie może znajdować się w środku długiej wiadomości. Prośba o przygotowanie dokumentu może być jednym zdaniem na końcu korespondencji. Potwierdzenie spotkania może być ukryte pomiędzy kilkoma innymi tematami.
AI może pomóc zamienić korespondencję w listę konkretnych działań. Możemy wkleić kilka wiadomości i poprosić: "Wyciągnij z tej korespondencji wszystkie zadania, które wymagają mojego działania. Przy każdym podaj opis zadania, termin, jeśli został podany, oraz osobę, której dotyczy. Nie twórz zadań na podstawie domysłów". Otrzymujemy wtedy coś, co jest znacznie bliższe prawdziwej liście zadań niż klasyczne streszczenie.
Możemy również poprosić AI o rozdzielenie rzeczy na "muszę zrobić", "czekam na kogoś" i "tylko informacja". To bardzo praktyczny podział. Nie każda wiadomość wymaga działania. Część wymaga odpowiedzi, część czeka na naszą decyzję, część wymaga przekazania dokumentu, a część jest tylko informacją, którą warto zachować. AI może pomóc zrobić pierwszy porządek.
Ważne jest jednak, aby nie traktować takiej klasyfikacji jako nieomylnej. Jeśli wiadomość dotyczy istotnej sprawy, warto samemu sprawdzić, czy AI właściwie rozpoznała zadanie. Model może przeoczyć subtelność albo błędnie uznać informację za prośbę. W przypadku codziennych, niskiego ryzyka wiadomości nie musi to być dużym problemem. Przy ważnych decyzjach już tak.
Kolejnym zastosowaniem jest przygotowywanie krótkich odpowiedzi. Nie każda wiadomość wymaga rozbudowanego e-maila. Czasami wystarczy "Dziękuję, potwierdzam". Problem w tym, że ludzie mają tendencję do nadmiernego pisania. Chcemy być uprzejmi, więc dodajemy trzy zdania wstępu, dwa zdania wyjaśnienia i rozbudowane zakończenie. AI może pomóc skrócić komunikację bez utraty uprzejmości.
Możemy powiedzieć: "Napisz odpowiedź w maksymalnie dwóch zdaniach". Albo: "Odpowiedz jednym krótkim akapitem". Możemy również określić, że wiadomość ma być "konkretna i bez zbędnych uprzejmości, ale nadal kulturalna". W wielu przypadkach właśnie takie krótkie komunikaty są najbardziej praktyczne.
AI może też poprawiać nasze własne wiadomości przed wysłaniem. Czasami nie potrzebujemy, aby napisała coś od zera. Mamy już gotowy tekst, ale chcemy sprawdzić, czy jest zrozumiały. Wystarczy wtedy powiedzieć: "Sprawdź tę wiadomość pod kątem jasności. Nie zmieniaj znaczenia. Wskaż miejsca, które mogą zostać źle zrozumiane, a następnie przygotuj poprawioną wersję". To daje nam dodatkową warstwę kontroli.
W podobny sposób możemy wykorzystać AI do sprawdzania, czy wiadomość rzeczywiście zawiera wszystko, co chcieliśmy przekazać. Możemy podać jej listę wymagań: "Wiadomość musi zawierać informację o terminie, cenie, sposobie płatności i dalszym kroku. Sprawdź, czy wszystkie te elementy są obecne". AI może wtedy działać jak kontroler kompletności tekstu.
Jest to szczególnie przydatne w przypadku wiadomości powtarzalnych. Jeśli regularnie wysyłamy oferty, potwierdzenia, informacje o zamówieniach, instrukcje albo odpowiedzi na podobne pytania, możemy stworzyć szablon i wykorzystywać AI do jego dopasowywania. Nie trzeba za każdym razem zaczynać od pustej kartki. Możemy mieć stałą strukturę, a AI będzie podstawiała odpowiednie informacje i dopasowywała język.
Warto również wykorzystywać AI do przygotowywania ogłoszeń. Ogłoszenie sprzedażowe, informacja dla mieszkańców, wiadomość do grupy pracowników, zaproszenie na wydarzenie czy komunikat organizacyjny mają różne wymagania, ale mechanizm jest podobny. Dostarczamy informacje, określamy odbiorcę i prosimy o gotowy tekst. Następnie sprawdzamy, czy wszystkie dane się zgadzają.
Możemy również stworzyć kilka wersji jednego ogłoszenia. Jedną krótką do komunikatora, drugą bardziej szczegółową do e-maila i trzecią przeznaczoną do publikacji w internecie. Dzięki temu jedna porcja informacji może zostać wykorzystana w kilku kanałach bez ręcznego przepisywania wszystkiego.
Podobnie działa przygotowywanie zaproszeń. Możemy przekazać AI datę, godzinę, miejsce, charakter wydarzenia, odbiorców i najważniejsze informacje, a następnie poprosić o kilka wariantów. "Przygotuj zaproszenie formalne, neutralne i swobodne. Każde maksymalnie 100 słów. Nie zmieniaj daty ani godziny". Zamiast zastanawiać się nad każdym słowem, wybieramy wersję, która najlepiej pasuje.
AI może również pomóc w komunikacji prywatnej. Możemy chcieć napisać wiadomość z podziękowaniem, przeprosinami, gratulacjami, prośbą albo odmową. W takich sytuacjach często problemem nie jest brak pomysłu na treść, ale znalezienie odpowiednich słów. Możemy więc podać własną wersję, nawet bardzo prostą, i poprosić o jej wygładzenie.
Tutaj warto zachować pewną ostrożność. Wiadomości dotyczące bliskich relacji są czymś więcej niż zadaniem językowym. AI może pomóc w sformułowaniu tekstu, ale nie powinna zastępować autentyczności. Jeżeli mamy coś ważnego do powiedzenia drugiej osobie, najlepiej najpierw sami określić, co naprawdę chcemy przekazać. AI może pomóc ubrać to w słowa, ale nie powinna wymyślać za nas emocji, których nie czujemy.
Bardzo praktycznym zastosowaniem jest również tłumaczenie i upraszczanie wiadomości. Jeśli dostaniemy skomplikowany e-mail w języku obcym, możemy poprosić AI nie tylko o tłumaczenie, ale także o krótkie wyjaśnienie znaczenia. Możemy powiedzieć: "Przetłumacz wiadomość na polski, a następnie w trzech punktach wyjaśnij, czego ode mnie oczekuje nadawca". To oszczędza czas, szczególnie gdy tekst zawiera specjalistyczne sformułowania.
Możemy również poprosić AI o zmianę poziomu języka. "Napisz to prostszym językiem". "Wyjaśnij to tak, jak osobie bez doświadczenia". "Usuń specjalistyczne terminy". "Zachowaj znaczenie, ale napisz to tak, żeby można było przeczytać tekst w trzydzieści sekund". Takie polecenia są niezwykle przydatne nie tylko w korespondencji, ale w praktycznie każdym rodzaju tekstu.
Drugim podstawowym promptem tego rozdziału jest polecenie dotyczące redagowania wiadomości:
Prompt:
