Od Autorów Zajęci, ale niewydajni
Udaje mi się osiągać znacznie mniej niż kiedyś, a mimo to jestem bardziej zmęczony niż kiedykolwiek - stwierdza z westchnieniem mój znajomy, Pete. Spotkaliśmy się w naszym ulubionym barze w Amsterdamie, on popija piwo, patrząc przed siebie pustym wzrokiem.
Pete jest jedną z najmądrzejszych osób, jakie znam. Ukończył dwa kierunki studiów i był znakomitym sportowcem. Dotychczas wszystko przychodziło mu bez wysiłku, ale wydaje się, że ostatnio stracił zapał.
- To niezwykle frustrujące, kiedy przez cały dzień jestem zajęty, a potem odkrywam, że właściwie niewiele udało mi się zrobić - kontynuuje. To częsta skarga, jaką słyszymy podczas prowadzonych przez nas szkoleń: zajęci, ale niewydajni, jakbyście utknęli na pierwszym biegu.
Często próbujemy rozwiązać ten problem, przyspieszając tempo albo skuteczniej planując nasz czas, ale trzeba spojrzeć na to realistycznie: tego rodzaju podejście do zarządzania czasem należy do przeszłości.
Praca stała się znacznie bardziej skomplikowana, priorytety nieustannie ulegają zmianie, a jeden ważny e-mail wystarczy, by całkowicie zburzyć nasze starannie przygotowane plany.
Ta książka może pomóc. Współcześnie na znaczeniu zyskało zarządzanie skupieniem: umiejętność odcięcia się od otaczających bodźców, szybkiego przełączania się między projektami oraz opanowania umiejętności regeneracji umysłu.
Potrzebujemy tego bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. Od lat 80. XX wieku liczba bodźców atakujących nas każdego dnia wzrosła pięciokrotnie. To tak, jakbyśmy codziennie zapoznawali się z informacjami ze 174 gazet[1]. Nie możemy zatem winić się za trudności z koncentracją.
Z jednej strony wszystkie te bodźce sprawiają, że życie staje się ekscytujące. Zachęcają nas do przekraczania własnych granic, dostarczając nam dreszczyku emocji. Ale kiedy ostatnio potrafiliście rzeczywiście w coś się zagłębić? Przeczytać książkę bez zakłóceń? Prawdziwie zignorować przychodzące e-maile?
W ostatnich latach wiele osób zauważyło u siebie spadek koncentracji, któremu towarzyszy wzrost poziomu stresu. Praca wśród ciągłych rozproszeń pochłania mnóstwo energii, a w najgorszym przypadku może doprowadzić do wypalenia.
Nie powinno tak być. Prawdopodobnie wybraliście swoją pracę dlatego, że chcieliście mieć wpływ na świat i coś zmieniać, a nie jedynie starać się przetrwać, nieustannie próbując nadążyć. Ciągły stres związany z pracą nie jest normalnym zjawiskiem. Podobnie jak to, że jedna na siedem osób doświadcza objawów wypalenia zawodowego.
W niniejszej książce chcemy wam pokazać, jak możecie odzyskać skupienie. Dzięki temu staniecie się odporniejsi na stres i będziecie działać efektywniej. Będzie wam łatwiej również poza środowiskiem zawodowym: zyskując lepsze skupienie, zwiększacie swoją obecność w trakcie rozmów oraz kontrolę nad własnymi myślami, co z kolei ułatwia odprężenie i zasypianie. W trakcie tej lektury będziemy dążyć do spokoju, jasności oraz poczucia kontroli.
Pisząc Dlaczego twój mózg się rozprasza?, postanowiliśmy odnieść wyniki badań naukowych do problemów codziennego życia. Nasze rozwiązania opierają się na najnowszych badaniach z zakresu neuropsychologii oraz doświadczeniu, które zyskaliśmy wraz z Oscarem, szkoląc i wspierając doradztwem ponad 100 tysięcy profesjonalistów. Maksymalnie wykorzystując własną wiedzę oraz umiejętności, staraliśmy się przedstawić badania naukowe w sposób zrozumiały, ukazując, jak można ich wyniki wykorzystać w praktyce. Rezultaty badań oraz płynące z nich wnioski zostały przyjęte przez większość naukowców, choć zdajemy sobie sprawę, że pewne osoby mają odmienne zdanie. Zawsze jesteśmy otwarci na dyskusję i chętnie poznamy nowe spostrzeżenia.
Wymieniliśmy wszystkie źródła i odniesienia. Jeśli pominęliśmy kogoś, komu można przypisać odkrycie lub opracowanie danego toku rozumowania czy techniki, prosimy o kontakt.
Jeszcze jedno: aby pomóc wam zdecydować, którymi zagadnieniami zająć się najpierw, stworzyliśmy bezpłatny kurs wprowadzający. Dzięki krótkiej serii filmów poznacie działanie w waszym mózgu rozproszeń oraz dowiecie się, gdzie najczęściej pojawiają się problemy. Nasza asystentka AI, Courtney, zada wam kilka pytań, a następnie pomoże określić słabe punkty waszego skupienia. Na końcu otrzymacie spersonalizowany raport z praktycznymi wskazówkami pomagającymi odzyskać kontrolę. Całość zajmie około 15 minut. Wejdźcie na focusacademy.com/introduction.
Czas rozpocząć podróż!
MARK I OSCAR
PS. Chociaż jest to nasze wspólne dzieło, książka została napisana w pierwszej osobie liczby pojedynczej, aby ułatwić jej odbiór. "Ja" w tym wypadku odnosi się do Marka.
Wprowadzenie Odzyskiwanie kontroli nad koncentracją
Zanim zagłębimy się w temat, powinniście wiedzieć, że nie ma nic dziwnego w tym, iż tak łatwo się rozpraszamy. Z perspektywy ewolucyjnej nasze mózgi nie zostały zaprojektowane do koncentrowania się na pojedynczym zadaniu. Wyobraźcie sobie: gdybyście w czasach prehistorycznych całkowicie skupili się na łuskaniu orzechów, moglibyście nie zauważyć głodnego tygrysa czającego się wam za plecami. A wtedy koniec. Być może za naszą niezdolność do koncentracji powinniśmy zatem obwiniać dobór naturalny[I]. Ponieważ jednak w biurze raczej nie grozi nam atak tygrysa, a łuskanie orzechów zastąpiliśmy nieco bardziej złożonymi zadaniami, umiejętność odcinania się od wszelkich bodźców stała się bardzo przydatna. Pytanie brzmi: jak to osiągnąć?[2].
Niektórzy uważają, że kluczem jest całkowite odcięcie się od świata zewnętrznego i sprawdzanie skrzynki e-mailowej zaledwie raz dziennie. Osobiście nie wydaje mi się to realistycznym rozwiązaniem, a z pewnością nie przysporzy wam sympatii w biurze. Poza tym nie jest konieczne. Nie musicie wybierać pustelniczego życia ani przenosić się z biurkiem w odludne rejony, aby móc skupić się na pracy.
Powszechne jest nieprawdziwe przekonanie, że koncentracja to coś trudnego. Dlatego większość osób polega na ostatecznych terminach i kofeinie jako wspomagaczach skupienia. Chociaż te narzędzia rzeczywiście ułatwiają odcięcie się od bodźców, często odbywa się to kosztem ogromnego stresu. Ten z kolei może stanowić przydatny napęd w pracy, ale w domu wywołuje gonitwę myśli i utrudnia zasypianie. Na dłuższą metę nie da się w ten sposób funkcjonować.
Istnieje jednak wybór: zrozumienie, jak działa umysł. W ciągu 21 lat badań nad tym zagadnieniem Oscar de Bos i ja określiliśmy cztery słabe punkty skupienia, które sprawiają, że się dekoncentrujemy. Dzięki tej książce odkryjecie te punkty i dowiecie się, jak sobie z nimi poradzić, stając się odporniejszymi na rozproszenia, działając efektywniej i doświadczając mniej stresu. Zanim jednak wyjaśnimy, jak możemy wzmocnić słabe punkty koncentracji, najpierw przyjrzyjmy się działaniu skupienia oraz temu, jak rozproszenia wpływają na nasz umysł.
Jak działa skupienie
Wszystkie informacje docierające do naszego mózgu przez oczy lub uszy są najpierw filtrowane. I całe szczęście, ponieważ w przeciwnym razie nasz myślący mózg - kora przedczołowa - uległby błyskawicznemu przeciążeniu. Wyobraźcie sobie, że kora przedczołowa stanowi centrum dowodzenia mózgu; to tam analizujemy informacje, podejmujemy decyzje i tworzymy plany. Ta część mózgu pozwala wam również w tej właśnie chwili rozumieć czytane zdania. Proces ten określano niegdyś mianem pamięci krótkotrwałej, ale zawsze uważałem, że jest to nieco mylące, ponieważ kora przedczołowa nie przechowuje informacji. Wolę nazywać ją naszym myślącym mózgiem.
Część mózgu odpowiedzialna za filtrowanie informacji nazywa się wzgórzem. Jej działanie najłatwiej wyjaśnić, traktując ją jako waszego osobistego asystenta.
Wyobraźcie sobie, że jesteście na przyjęciu i gawędzicie z ludźmi. Naraz słyszycie, jak ktoś wypowiada wasze imię. Nagle właśnie na tym skupia się cała wasza uwaga. Rozumiecie, o co mi chodzi, prawda? Psychologowie nadali temu zjawisku bardzo naukową nazwę: efekt cocktail party.
Co ciekawe, wasze imię nie zostało wypowiedziane głośniej niż pozostała część rozmowy. Dlaczego zatem wasz mózg wychwycił właśnie je? Dzieje się tak, ponieważ rejestrował rozmowę prowadzoną obok, a wasz osobisty asystent oceniał każde słowo, aby zdecydować, czy jest ono wystarczająco istotne, by zwrócić na nie waszą uwagę. To dlatego usłyszeliście swoje imię, ale nie pozostałą część konwersacji. Wasze uszy, co prawda, wychwyciły wszystko, lecz osobisty asystent nie uznał innych informacji za dostatecznie istotne, by wam przeszkadzać.
Nie dotyczy to wyłącznie rozmów, ale wszystkich bodźców odbieranych przez zmysły: ktoś przechodzi obok w dziwnej koszulce, wasz telefon leżący obok, przejeżdżający samochód, śpiew ptaków i tak dalej. Każdej sekundy do naszego umysłu dociera 11 milionów bitów informacji[3]. Jesteśmy niczym wielkie chodzące odbiorniki.
Na szczęście wszystkie te bodźce trafiają najpierw do naszej podświadomości. Gdybyśmy byli świadomi każdego pojedynczego bodźca odbieranego przez nasze zmysły, oszalelibyśmy w ułamku sekundy. Aby zaprezentować wam, jak wybredny jest wasz osobisty asystent, wiedzcie, że przekazuje on do waszej świadomej uwagi zaledwie 0,0003 procent wszystkich odbieranych bodźców [4].
Nasze umysły są nieustannie bombardowane przez fale bodźców. Nasz osobisty asystent działa niczym swego rodzaju ochroniarz, starannie wybierając, które z nich zostaną przekazane do naszej świadomości.
Właśnie tym jest skupienie. To niezwykle potężne narzędzie selekcji. Nieustannie decyduje, czy najnowszy bodziec docierający do naszego umysłu jest ważniejszy niż to, czym aktualnie się zajmujemy. Efekt cocktail party nie ogranicza się wyłącznie do naszych imion. Dotyczy każdej informacji, którą nasz mózg uzna za istotną: związanej z naszymi zainteresowaniami, nazwami klientów, dzwoniącym telefonem, samochodem jadącym prosto na nas i tak dalej. Jeśli umysł uzna coś za istotne, odciągnie waszą uwagę od tego, co właśnie robicie.
To dlatego wiele osób ma trudności ze skupieniem się w otwartej przestrzeni biurowej, gdzie otaczają ich współpracownicy rozmawiający o wspólnych projektach, podczas gdy większość z nas potrafi bez problemu pracować w zatłoczonej kawiarni pełnej obcych ludzi - te same bodźce, ale znacznie mniej istotne.
Jak działa rozproszenie
Pełne skupienie przypomina osiągnięcie stanu flow; praca staje się łatwiejsza i wydaje się, jakby wymagała mniej wysiłku. Jesteście całkowicie pochłonięci wykonywanym zadaniem. Jednak wejście w taki stan zazwyczaj wymaga czasu; najpierw musimy się rozkręcić. Przerwanie pracy działa niczym krok wstecz; potrzeba chwili, aby ponownie wejść w rytm.
Innymi słowy: kiedy się przełączacie, wypadacie z rytmu. Takie przełączanie może się wydawać nieszkodliwe, ale ma większy wpływ na wasz mózg, niż mogłoby się wydawać. Oto jak to działa:
Wyobraźcie sobie, że piszecie raport. To jedno z tych zadań, które odkładaliście, ale w końcu znaleźliście na nie czas. Po kilku minutach znajdujecie odpowiedni rytm, słowa zaczynają płynąć. Aż nagle podchodzi współpracownik i pyta: "Masz chwilę?".
Kiedy wykonujemy takie mikroprzełączenia, zwykle myślimy o tym, ile czasu zajmą: co złego jest w odpowiedzi na proste pytanie? To zajmie zaledwie kilka sekund. Problem nie polega jednak na tym, ile czasu zajmuje przełączenie się, lecz na tym, jak wpływa ono na potencjał waszego mózgu.
Za każdym razem, gdy się przełączamy, część naszego mózgu pozostaje przy tym, czym się zajmowaliśmy wcześniej, tymczasowo obniżając nasze IQ i utrudniając dalszą pracę. W neuropsychologii nazywamy to pozostałością uwagi: jej część pozostaje przy poprzedniej czynności, co nas spowalnia i sprawia, że popełniamy więcej błędów [5]. Jest to główny powód, dla którego słabe punkty skupienia są dla nas tak szkodliwe.
W praktyce działa to następująco: kiedy przełączamy się z wykonywanych zadań, aby odpowiedzieć na pytanie kolegi z pracy, nasz mózg w pewnym sensie dzieli się na dwie części. Jedna zaczyna opracowywać odpowiedź na pytanie, podczas gdy druga rozpaczliwie próbuje trzymać się tego, co robiliśmy wcześniej; nie chcemy przecież zapomnieć, nad czym pracowaliśmy! W rezultacie nasza uwaga zostaje podzielona.
Kiedy przeskakujecie z jednego zadania na drugie, część waszej uwagi pozostaje skupiona na poprzednim zadaniu, co pozostawia wam mniej przestrzeni na myślenie o nowym zadaniu.
Kiedy wracacie do pierwotnego zadania, zachodzi identyczny proces: część mózgu nadal jest zajęta pytaniem, podczas gdy druga próbuje sobie przypomnieć, w którym miejscu skończyliście. To spowalnia pracę mózgu i sprawia, że popełniacie o około 20 procent więcej błędów [6].
Co dziwne, zjawisko to występuje nawet po najmniejszych przełączeniach uwagi. Po szybkim sprawdzeniu skrzynki e-mailowej albo telefonu nasze IQ tymczasowo spada o 10 punktów i potrzebuje co najmniej minuty, aby wrócić do normy [7]. Jeśli otrzymujemy 60 e-maili dziennie, a każdy odczytujemy natychmiast po otrzymaniu powiadomienia w telefonie, codziennie spędzamy pełną godzinę, wykonując naszą pracę przy jednoczesnym dysponowaniu możliwościami umysłowymi jedenastolatka.
Kiedy zadanie, nad którym pracowaliśmy, jest skomplikowane albo to, co nam przerwało, wymagało większego namysłu, czas potrzebny na powrót do pełnej wydajności może gwałtownie się wydłużyć, nawet do 15 minut, nim ponownie osiągniemy stan flow [8].
To samo dotyczy przeskakiwania z jednego spotkania na drugie; podczas każdego kolejnego spotkania część naszego mózgu pozostaje przy poprzednim, przez co stopniowo zwalnia tempo oraz zmniejsza się precyzja jego pracy. Praktyczna wskazówka: najtrudniejsze i najważniejsze spotkanie warto zaplanować jako pierwsze.
Cztery słabe punkty koncentracji
Zarządzanie skupieniem stanowi rodzaj gry. Naszym celem jest zminimalizowanie liczby przełączeń dokonywanych w ciągu dnia. Im lepiej gracie, tym bardziej będziecie wydajni i tym mniej stresu doświadczycie. Zanim jednak zaczniecie doskonalić swoje umiejętności, warto poznać cztery czynniki, które powodują, że przeskakujecie między zadaniami. Każdy z tych słabych punktów uderza w nasze skupienie na swój własny sposób.
Słaby punkt nr 1: zbyt mało bodźców
Nasze mózgi są stworzone do optymalizacji. Kiedy zadanie jest zbyt wolne, zbyt łatwe albo zbyt nudne, automatycznie zaczynają szukać dodatkowych bodźców. Dzięki temu jesteśmy wydajni, ale jest to jednocześnie główny powód odpływania myślami podczas rozmów, trudności ze skupieniem w hałaśliwych biurach oraz wytłumaczenie sytuacji, kiedy docieramy do końca strony, nie mając pojęcia, co właśnie przeczytaliśmy. Gdy uda wam się wzmocnić ten słaby punkt, będzie wam łatwiej odcinać się od własnych rozpraszających myśli (jak również hałaśliwych współpracowników).
Słaby punkt nr 2: zbyt wiele wewnętrznych bodźców
Często obwiniamy za naszą niezdolność do koncentracji telefony, e-maile oraz współpracowników, ale czy wiedzieliście, że równie skutecznie potrafimy rozpraszać samych siebie? Kiedy się dekoncentrujemy, w 50 procentach przypadków winą możemy obarczyć jedynie siebie samych [9]. Chyba wszyscy znamy to uczucie. Ile razy w połowie zadania nagle poczuliście potrzebę zrobienia czegoś innego, a chwilę później okazywało się, że od 20 minut bezmyślnie przeglądacie media społecznościowe? A może doświadczacie trudności z zaśnięciem, ponieważ za każdym razem, gdy zaczynacie odpływać, w głowie pojawia się wam lista rzeczy do zrobienia, która nie pozwala usnąć. Nasze mózgi są imponujące, ale nie da się ukryć, że bywają również wyczerpujące. Zrozumienie działania tego słabego punktu pomoże wam odzyskać nad nim kontrolę. Będziecie lepiej panować nad myślami, szybciej zasypiać i doświadczać mniejszego stresu.
Słaby punkt nr 3: zbyt mało paliwa
Kiedy jesteśmy zmęczeni, nasi osobiści asystenci gorzej pracują. W miarę jak ich zdolność do rozróżniania tego, co ważne, od tego, co nieważne, ulega pogorszeniu, przepuszczają więcej bodźców. W rezultacie, jeśli jesteście wystarczająco zmęczeni, nawet mucha może wytrącić was ze stanu flow. Ten słaby punkt odpowiada również za spadki wydajności w dni, kiedy niczego nie udaje się wam osiągnąć. Ciałem możecie przebywać w pracy, ale wasz umysł znajduje się gdzie indziej. Gdy nauczycie się właściwie regenerować mózg, problem stanie się mniej dotkliwy.
Słaby punkt nr 4: zbyt wiele zewnętrznych bodźców
Innymi słowy: nasze telefony, e-maile oraz współpracownicy. To właśnie od tego słabego punktu najczęściej zaczynamy, gdy chcemy poprawić nasze skupienie, ale jednocześnie najrzadziej znajdujemy tu odpowiedzi. Wszystko zaczyna się od opanowania własnego umysłu. Dopiero potem możemy zastanawiać się, co dalej. Tylko wtedy, gdy odzyskacie kontrolę - a przejmiecie ją po lekturze niniejszej książki - analizowanie czynników zewnętrznych nabierze sensu. Nie martwcie się jednak, nie chcę przez to powiedzieć, że nie zajmujemy się czynnikami zewnętrznymi. Porozmawiamy później o tym, jak zachować skupienie w biurach typu open space bez konieczności całkowitego odcięcia się od otoczenia czy przegapienia istotnych informacji.
A teraz ciekawe pytanie: jak wam się wydaje, jak często macie na co dzień do czynienia ze słabymi punktami waszego skupienia? Jak często coś was rozprasza? Nie liczcie wyłącznie e-maili, wiadomości na WhatsAppie czy współpracowników; doliczcie również sytuacje, kiedy winowajcą jest wasz umysł. Dołączcie krótkie chwile, kiedy przypominacie sobie, że po drodze do domu trzeba kupić mleko, zbyt długo rozpamiętujecie trudną rozmowę z poprzedniego dnia albo doświadczacie nagłego olśnienia podczas wykonywania innego zadania. Jak często w waszym mniemaniu coś podobnego dzieje się w ciągu 24 godzin? Jestem ciekaw waszych szacunków, ponieważ przeciętnie mierzymy się z około 500 rozproszeniami dziennie. Czas potrzebny na odzyskanie koncentracji po nich wszystkich powoduje, że codziennie spędzamy średnio dwie dodatkowe godziny w pracy [10].
Uświadomienie sobie słabych punktów skupienia pomoże wam osiągnąć większą stabilność i ograniczyć ciągłe przełączanie się między zadaniami. Celem jest utrzymanie stanu flow i ułatwienie wam zachowania kontroli podczas codziennych zmagań.
NASZA UWAGA SIĘ KURCZY
Często siadamy do komputera z zamiarem zajęcia się czymś użytecznym. Jednak jest to środowisko, w którym odczuwamy niepokój i rozproszenie. W dodatku nasza koncentracja ulega pogorszeniu. Badania pokazują, że kiedy pracujecie na komputerze przez godzinę, zmieniacie obiekt swojego skupienia ponad 80 razy. W 2004 roku liczba ta wynosiła zaledwie 24 razy na godzinę. A zatem, owszem, nasza zdolność koncentracji szybko maleje.
W kolejnych rozdziałach odnajdziecie wiele praktycznych wskazówek, które pomogą wam wzmocnić słabe punkty skupienia, nawet jeżeli - a może właśnie dlatego że - przyszło wam pracować w nieco chaotycznej przestrzeni biurowej typu open space. Odkryjecie, jak przełączać swoje skupienie w tryb ON, aby móc dodać gazu, kiedy naprawdę tego potrzebujecie. Następnie przyjrzymy się temu, jak przełączać skupienie w tryb OFF, aby skutecznie się regenerować i odcinać od listy zadań do wykonania, co jest równie istotne.
Mózg w skrócie
Zanim omówimy różne sposoby radzenia sobie ze słabymi punktami skupienia, najpierw przyjrzyjmy się temu, jak działa mózg. Stworzyliśmy prosty model pokazujący, skąd biorą się rozproszenia i co możecie z nimi zrobić. W każdym z kolejnych rozdziałów będziemy przyglądać się poszczególnym elementom tego modelu i krok po kroku wzmacniać słabe punkty koncentracji.
