Jak działa SmartBI i jak z niego korzystać?
Uruchamiając dowolny zakres danych w SmartBI, dowolny raport, otwierane okna z raportami będą zawsze zasilone aktualnymi danymi z programu. Ze SmartBI można korzystać w minimalnym zakresie, czyli tylko z raportu w oknie wejściowym, który jest prezentowany także na zakładce Analiza.
Raport wejściowy widoczny jest na rys. 7. Jak to zostało wcześniej napisane, podczas uruchamiania zapytań, najpierw jest uruchamiany raport wejściowy, a następnie automatycznie otwierany jest arkusz kalkulacyjny z zakładkami (arkuszami) Dane oraz Analiza. Aby móc pracować w raporcie wejściowym, trzeba zamknąć arkusz kalkulacyjny.
Widoczna w raporcie wejściowym tabela jest dynamiczna i użytkownik może ją dowolnie modelować. Powyżej tabeli jest wykres, który wizualizuje dane z tabeli. Jeśli wykres jest niepotrzebny, można go ukryć, korzystając z polecenia w górnym menu: Widok - > Ukryj wykres. Podobnie z tabelą, jeśli nie jest potrzebna, można ją ukryć pozostawiając sam wykres. Tabelę ukrywamy korzystając z polecenia w górnym menu: Widok - > Ukryj tabelę. Warto wiedzieć, że polecenia ukrywania tabeli bądź wykresu działają zamiennie i nie można ukryć jednocześnie tabeli i wykresu.
Rys. 10
Modelowanie raportu widocznego na rys. 10 realizowane jest poprzez przesuwanie ruchomych elementów w górnej części tabeli. Jeden z nich jest oznaczony na rys. 10 cyfrą 3. Aby zmienić położenie ruchomego elementu tabeli, lub wyeliminować go z tabeli, należy kliknąć na nim myszą i przytrzymując przycisk myszy przesunąć go w nowe miejsce tabeli, lub w obszar listy pól tabeli, widocznej po lewej stronie okna. Przesunięcie elementu do listy pól tabeli, spowoduje usunięcie go z tabeli.
Po zbudowaniu takiego widoku tabeli, jaki spełnia wymagania raportowe, korzystając z pola (2), można sumować dane w tabeli wg dowolnego elementu. Strzałka oznaczona cyfrą 4, pozwala na wycofanie się z wprowadzonych zmian i przywrócenie zapisanego wyglądu raportu.
Aby lepiej zrozumieć możliwości, jakie daje modelowanie raportu wejściowego, zostanie omówiony następujący przykład. Chcielibyśmy uzyskać raport, którego wzór przedstawiony jest na rys. 11.
Rys. 11
Dane w tabeli będą filtrowane wg miesiąca.
Aby uzyskać tabelę wg opisanego na rys. 11 wzoru, należy wykonać następujące kroki:
- Usunąć element Data okresu: Rok,
- Usunąć z filtra (u góry) element Źródło,
- Przesunąć z wiersza element Data okresu: Miesiąc do filtra,
- Z listy pól (z lewej strony okna) wziąć element Konto i wstawić go do wierszy,
- Usunąć element Syntetyka.
Po zmodyfikowaniu raportu wg powyższych czynności raport wejściowy będzie wyglądał tak, jak jest to widoczne na rys. 12.
Rys. 12
Jeśli teraz przejdziemy do arkusza kalkulacyjnego za pomocą ikonki widocznej na rys. 7, wówczas ujrzymy nasz raport w arkuszu kalkulacyjnym, na zakładce Analiza (rys. 13).
Rys. 13
Przy zamykaniu arkusza kalkulacyjnego, zostanie wyświetlony komunikat o zmienionych danych, z pytaniem, czy zapisać zmiany. Jeśli potwierdzimy wciskając przycisk Tak, wówczas zostanie otworzone okno, w którym można wskazać miejsce na dysku dla zapisania pliku ze zmienionym raportem, ale wcześniej należy określić nazwę pliku, w którym zostanie zmieniony raport (rys. 14). Pliki ze SmartBI zapisywane są w formacie xlsx (format Excela) i jest to swoista archiwizacja raportów SmartBI.
Rys. 14
Następnie raport ten, można wczytać do SmartBI. Ta kwestia jest opisana w dalszej części publikacji (ostatni rozdział).
Zmieniony raport można także zapisać korzystając z ikonki dyskietki w górnym menu, z którego należy wybrać polecenie Zapisz jako (rys. 15).
Rys. 15
W okienku, jakie zostanie wyświetlone (rys. 16), należy wpisać nazwę dla swego nowego raportu. Raport zapisany w ten sposób będzie widoczny na liście raportów (rys. 17).
Rys. 16
Rys. 17
W opisany w tym rozdziale sposób można modyfikować tabele z różnych zapytań, można dodawać, zmieniać i ukrywać wykresy powiązane z tabelami. Jednak najbardziej przydatną funkcjonalnością SmartBI, jest możliwość projektowania własnych zestawień, raportów w środowisku arkusza kalkulacyjnego, która jest opisana w kolejnych rozdziałach.
Łączenie danych
Łączenie zapytań Symfonijnych
Kolejną ciekawą funkcjonalnością, jaką może pochwalić się SmartBI jest możliwość łączenia danych. Oprócz zapytań omówionych w poprzednim rozdziale, które pobierają dane z konkretnych obszarów programu Symfonii, można także łączyć różne zapytania, tworząc w ten sposób większy zakres danych, który będzie zasilał tworzony raport. Aby stworzyć połączone dane, należy uruchomić dowolne zapytanie. W prezentowanym przykładzie będzie to zapytanie Obroty kont w miesiącu z grupy zapytań Obroty (rys. 18).
Rys. 18
Przechodząc do arkusza Dane, wybieramy górną zakładkę Dane zewnętrzne i w wyświetlonym menu górnym klikamy na polecenie Dodaj źródło danych (rys. 18).
W tym momencie uruchomiony zostanie kreator dodawania danych zewnętrznych. W pierwszym kroku, należy nadać nazwę obszarowi danych, które mają być dodane. W przykładzie do obszaru Obroty kont w miesiącu, zostaną dodane dane z zapytania Zapisy syntetyk w okresie, więc podajemy nazwę źródła danych Zapisy (rys. 19). Oczywiście jest to propozycja, nazwa może być dowolna. Warto wiedzieć, że ta nazwa będzie nazwą arkusza, do którego zostaną wczytane dołączane dane.
Rys. 19
Po wprowadzeniu nazwy, przechodzimy do kolejnego okna korzystając z przycisku Następny (rys. 19).
W kolejnym oknie (rys. 20), należy wskazać typ źródła danych, jakie mają być dołączone. Do wyboru są:
* Bazy danych,
* Skoroszyt Excel lub plik csv,
* Dane symfonijne.
W niniejszym przykładzie wybieramy Dane symfonijne (rys. 20), co oznacza, że do zapytania Obroty kont w miesiącu, zostaną dołączone dane z innego obszaru danych SmarBI.
Rys. 20
W następnym oknie zostaną wyświetlone wszystkie obszary z danymi ze SmartBI (rys. 21). Wybieramy te dane, które mają być dołączone. W przykładzie jest to zapytanie Zapisy syntetyk w okresie. Można wybrać tylko jeden obszar danych.
Rys. 21
Po wskazaniu źródła danych, jakie mają być dołączone, przyciskiem Zakończ, zamykamy ostatnie okno kreatora dołączania danych. W kolejnym kroku, zostanie otworzone okienko z parametrami do wyboru dla dołączanych danych. Można wybrać okres oraz zakres kont księgowych wg zespołów, z których mają być pobrane dane (rys. 22).
Rys. 22
Po wykonaniu wszystkich czynności związanych z dołączaniem danych (opisanych powyżej), zostanie wyświetlony skoroszyt z dodanym nowym arkuszem, na którym będzie właśnie dodane źródło danych. Jak to zostało wcześniej napisane, arkusz ten będzie miał taką nazwę, jaka została wskazana w pierwszym kroku kreatora dodawania danych (rys. 19). W omawianym przykładzie była to nazwa Zapisy i tak też nazywa się dodany arkusz z dodatkowym źródłem danych (rys. 23).
Rys. 23
Na arkuszu (rys. 23), widoczne są dwa źródła danych: Dane oraz Zapisy. W oparciu o te dane, można projektować bardziej rozbudowany raport. Po dodaniu dodatkowego źródła danych, skoroszyt należy zapisać, korzystając z przycisku "dyskietki" (górne menu) i wybierając z polecenie: "Zapisz jako" (rys. 24).
Rys. 24
W okienku, które zostanie wyświetlone wpisujemy nazwę, jaka ma opisywać tworzony raport (rys. 25). W przykładzie jest to "Obroty&Zapisy". Po zapisaniu tak przygotowanego fundamentu dla raportu, będzie on już widoczny na liście tak, jak to jest widoczne na rys. 26.
Rys. 25
Rys. 26
Trzeba wiedzieć, że dla raportów z łączonymi danymi, po każdym uruchomieniu raportu, konieczne będzie odświeżenie danych tak, jak jest to widoczne na rys. 27. Czynność tę wykonujemy na zakładce Dane zewnętrzne, przyciskiem Odśwież wszystko. Jak wcześniej to zostało napisane, na tworzonym skoroszycie są dwa źródła danych: jedno podstawowe, w prezentowanym przykładzie Obroty kont w miesiącu na arkuszu Dane oraz Zapisy jako dodatkowe źródło danych. To pierwsze, podstawowe źródło danych, odświeża się automatycznie, natomiast to, które zostało dołączone, trzeba odświeżyć ręcznie. Podczas odświeżania danych z programu finanse księgowość pobierane są zawsze aktualne dane.
