Wstęp - jak inteligentne tachografy zmieniły transport
Rozwój technologii tachografów w wersji G2V2 zwiększa możliwości rejestrowania danych oraz ich analizy. Nowe urządzenia zapisują więcej informacji, pozwalają na szerszą konfigurację ustawień i ułatwiają kontrolę przestrzegania przepisów.
W praktyce oznacza to też większe ryzyko kar. Teraz inspektor widzi więcej i zapisy z dłuższego okresu. Sama statystyka podpowiada, że w takich okolicznościach kary będą nakładane częściej. Normalne zatem jest, że przewoźnicy i kierowcy szukają informacji, jak sobie z tym radzić.
Gdy pomylisz odczyt z błędem
Jednocześnie w codziennej praktyce pojawiają się problemy wynikające z niewłaściwej konfiguracji urządzeń lub błędnej interpretacji ich wskazań. Niektóre komunikaty wyświetlane przez tachograf mogą sugerować naruszenie przepisów, choć w rzeczywistości wynikają jedynie z określonych ustawień systemu. Jak rozpoznać takie sytuacje i jak wówczas postąpić?
Awarie tachografów
Istotnym problemem w praktyce są również awarie tachografów lub kart kierowców. Uszkodzić mogą się nie tylko same urządzenia, lecz także czujniki ruchu czy elementy instalacji elektrycznej pojazdu. Przepisy przewidują takie sytuacje i dopuszczają możliwość kontynuowania jazdy w określonych warunkach, jednak nakładają na kierowców i przedsiębiorców obowiązek stosowania odpowiednich procedur dokumentacyjnych oraz niezwłocznego usunięcia usterki. Brak wymaganych wydruków, niewłaściwe ręczne zapisy aktywności lub opóźniona naprawa tachografu mogą zostać uznane za naruszenie przepisów i skutkować poważnymi sankcjami finansowymi.
Kontrole na drodze i w firmie
Przepisy dotyczące obowiązkowej wymiany tachografów na urządzenia inteligentne drugiej generacji oznaczają dla wielu firm transportowych istotną zmianę sposobu funkcjonowania. Wiąże się też z tym zapowiedź częstszych kontroli. Inspekcja Transportu Drogowego zapowiada intensyfikację działań nadzorczych, szczególnie w zakresie czasu pracy kierowców i prawidłowego korzystania z tachografów.
Dzięki nowoczesnym narzędziom kontrolnym możliwy jest zdalny wstępny odczyt danych z urządzeń jeszcze przed zatrzymaniem pojazdu.
Kontrole mogą dotyczyć nie tylko pojazdów znajdujących się na drodze, lecz także funkcjonowania całej firmy. Oczywiście w trakcie takiej kontroli sprawdzane będą też tachografy. W przypadku poważnych naruszeń możliwe jest nawet wszczęcie procedury cofnięcia licencji transportowej.
Tachografy w busach
Przez wiele lat transport busami rozwijał się nieco obok głównego systemu regulacji transportowych. Pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony umożliwiały realizację przewozów międzynarodowych bez obowiązku stosowania tachografów i bez tak rygorystycznej kontroli czasu jazdy oraz odpoczynku kierowców, jaka od dawna obowiązuje w transporcie ciężkim. Ta sytuacja jednak się zmieniła. Od 1 lipca 2026 r. część przedsiębiorców wykonujących międzynarodowy transport rzeczy pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony będzie zobowiązana do montażu inteligentnych tachografów.
Wiele nowych obowiązków
To oznacza nie tylko konieczność instalacji urządzeń, lecz także wdrożenie całego systemu obowiązków administracyjnych i organizacyjnych. Przedsiębiorstwa będą musiały prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców, regularnie pobierać i archiwizować dane z tachografów i kart kierowców, a także przygotować się na częstsze kontrole organów nadzoru. Dla wielu firm będzie to nowy obszar działalności wymagający zarówno wiedzy, jak i odpowiednich procedur.
O tym i o innych problemach i wyzwaniach przeczytacie Państwo w naszej książce.
Rozdział 1. Czym są inteligentne tachografy G2V2 i jaki jest harmonogram ich wprowadzania
Od 21 sierpnia 2023 r. w krajach UE rozpoczął się etap wprowadzania nowoczesnych inteligentnych tachografów G2V2 do pojazdów ciężarowych. Proces został rozłożony na kilka lat.
Podstawą prawną wprowadzenia inteligentnych tachografów jest unijny Pakiet Mobilności, a w szczególności rozporządzenie (UE) 2020/1054. To właśnie ten akt określił harmonogram wymiany urządzeń i rozszerzył obowiązek tachografu na kolejne grupy pojazdów. Kolejnym krokiem była modernizacja starszych pojazdów wykonujących międzynarodowy transport.
Proces wdrażania nowych tachografów przebiegał etapami.
- Od 21 sierpnia 2023 r. wszystkie nowo rejestrowane w UE ciężarówki powyżej 3,5 tony muszą mieć zamontowany tachograf G2V2.
- Kolejnym krokiem była modernizacja starszych pojazdów wykonujących międzynarodowy transport. Pierwszy etap wymiany - od 31.12.2024 r. to była obowiązkowa wymiana tachografów cyfrowych (wszystkich sprzed 2019 r.) i analogowych na tachografy inteligentne drugiej generacji.
- Drugi etap wymiany - od 19.08.2025 r. dotyczył obowiązkowej wymiany tachografów inteligentnych pierwszej generacji (tych, które były montowane od 2019 r. i aktualnie) na tachografy inteligentne drugiej generacji.
- Ostatni etap zostawiono na 2026 rok. Od 01.07.2026 r. wprowadzono obowiązek posiadania tachografów inteligentnych drugiej generacji G2V2 w pojazdach o DMC od 2,5 t do 3,5 t używanych w ruchu międzynarodowym. W praktyce najczęściej chodzi o busy. Tegoroczna zmiana w busach to zamknięcie długiego procesu przechodzenia transportu na ujednolicony system nadzoru pracy kierowców.
Tachograf G2V2 automatyzuje wiele czynności, które wcześniej wymagały ręcznych wpisów kierowcy. Rejestruje pozycję pojazdu przy starcie, zakończeniu, na granicach i co trzy godziny jazdy. Notuje także miejsca załadunku i rozładunku. Funkcja DSRC umożliwia służbom kontrolnym pobieranie danych na odległość, jeszcze zanim zatrzymają pojazd.
Ważne!
Inteligentne tachografy to nowoczesne urządzenia montowane w pojazdach wykonujących transport drogowy. Ich zadaniem jest automatyczne rejestrowanie czasu jazdy, odpoczynków, prędkości i lokalizacji pojazdu. Wersja obowiązująca dziś w UE to tzw. inteligentny tachograf drugiej generacji, czyli G2V2.
Urządzenie działa na podstawie sygnału GPS, zapisuje przekroczenia granic, miejsca załadunku i rozładunku, a także pozwala służbom na zdalny odczyt wybranych danych. Dzięki temu system jest odporniejszy na manipulacje i dokładniej oddaje przebieg pracy kierowcy.
Urządzenia te są wyposażone w nowe systemy zabezpieczeń i współpracują z kartami kierowców o większej pojemności. Odczyt i przechowywanie danych mają być dzięki temu bardziej przejrzyste, a kontrole - szybsze.
Uwaga!
Nowoczesne tachografy G2V2 pozwolą służbom kontrolnym na sprawdzenie danych z ostatnich 56 dni, a nie jak wcześniej - 28. Oznacza to bardziej wnikliwe kontrole i ryzyko nałożenia kary.
Dlaczego wprowadzono tachografy G2V2
Unia Europejska chce ujednolicić warunki konkurencji między firmami transportowymi i poprawić bezpieczeństwo drogowe. Nowy system ma skuteczniej przeciwdziałać łamaniu przepisów. Jednocześnie dla wielu przedsiębiorstw oznacza konieczność dużych inwestycji i poukładania procesów administracyjnych.
Rozdział 2. Karta przedsiębiorstwa i karta kierowcy
Aby móc korzystać z tachografu, konieczna jest karta przedsiębiorstwa.
Karta przedsiębiorstwa to jedna z kart używanych w tachografie cyfrowym. Jej definicję określa rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014, które reguluje zasady budowy, instalacji, użytkowania oraz kontroli tachografów stosowanych w transporcie drogowym.
Karta przedsiębiorstwa jest wydawana przez organ państwa członkowskiego przedsiębiorstwu transportowemu używającemu pojazdów wyposażonych w tachografy. Identyfikuje firmę i umożliwia wyświetlanie, pobieranie oraz drukowanie danych zapisanych w tachografie, który został zabezpieczony blokadą przez dane przedsiębiorstwo.
Ważne!
Karta przedsiębiorstwa służy przede wszystkim do identyfikacji firmy w systemie tachografu oraz zarządzania danymi zapisanymi w urządzeniu. Umożliwia dostęp do informacji o pracy pojazdu, ich pobieranie i archiwizowanie, a także założenie tzw. blokady przedsiębiorstwa w tachografie cyfrowym. Blokada ta zabezpiecza dane przed dostępem osób trzecich. Po nabyciu pojazdu, przed wykonaniem pierwszego przewozu, przedsiębiorca powinien zalogować kartę w tachografie i aktywować blokadę. Zabezpieczenie to nie obejmuje służb kontrolnych ani serwisu tachografów.
W Polsce karta przedsiębiorstwa jest obowiązkowa dla firm korzystających z tachografów cyfrowych. Kartę przedsiębiorstwa wydaje Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych. Wniosek można złożyć online albo w formie papierowej.
O kartę można wnioskować przy pierwszym wydaniu, przed upływem terminu jej ważności, w przypadku utraty, kradzieży, uszkodzenia lub zmiany danych administracyjnych firmy.
Czym jest karta kierowcy
Karta kierowcy to imienna karta przypisana do konkretnej osoby prowadzącej pojazd. Zawiera dane kierowcy oraz jego zdjęcie i służy do rejestrowania aktywności związanej z prowadzeniem pojazdu. Tachograf zapisuje na niej czas jazdy, przerwy, okresy odpoczynku, prędkość oraz pokonaną odległość. Jeden kierowca może posiadać tylko jedną ważną kartę i nie wolno jej udostępniać innym osobom. Jazda bez karty kierowcy w pojeździe objętym obowiązkiem stosowania tachografu może skutkować nałożeniem kary finansowej.
Różnica między tymi kartami polega na ich funkcji. Karta przedsiębiorstwa służy do identyfikacji firmy i zarządzania danymi zapisanymi w tachografie, natomiast karta kierowcy rejestruje indywidualną aktywność osoby prowadzącej pojazd.
Uwaga!
Karta przedsiębiorstwa nie może być używana podczas jazdy i nie zapisuje aktywności kierowcy. Karta kierowcy jest natomiast obowiązkowa podczas prowadzenia pojazdu objętego przepisami o tachografach. Obie karty są niezbędne w transporcie drogowym, jednak pełnią zupełnie inne funkcje i nie mogą być stosowane zamiennie.
Przed pierwszym wyjazdem
Po otrzymaniu Karty Przedsiębiorstwa należy zablokować tachograf na firmę poprzez włożenie karty do urządzenia.
Przed wyznaczeniem kierowcy do prowadzenia pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy należy sprawdzić jego umiejętność obsługi urządzenia. W razie potrzeby trzeba zapewnić odpowiednie szkolenie. Kierowca musi posiadać ważną Kartę Kierowcy.
Należy także zadbać o odpowiednią ilość papieru do drukarki termicznej w tachografie. Stosowany papier musi mieć wymagane zatwierdzenie typu. Oprócz rolki zamontowanej w urządzeniu w pojeździe powinny znajdować się co najmniej dwie zapasowe rolki, aby umożliwić wykonanie wydruków również podczas kontroli drogowej.
Rozdział 3. Kalibracja i legalizacja tachografu cyfrowego po zakupie auta
Zmiana numeru rejestracyjnego w pamięci masowej tachografu cyfrowego dokonywana jest w drodze kalibracji. Użytkownik musi tę czynność wykonać przed rozpoczęciem korzystania z tachografu w zakresie objętym rozporządzeniem 561/2006 (WE). Obecnie przepisy nie przewidują konkretnego terminu, tak jak to było wcześniej uregulowane.
Jak przebiega kalibracja tachografu cyfrowego?
W trakcie kalibracji tachografu cyfrowego przeprowadza się aktualizację lub potwierdzenie parametrów pojazdu, w tym identyfikację pojazdu. Chodzi o numery VIN i VRN - czyli numeru rejestracyjnego i kodu rejestracji pojazdu, oraz inne dane i parametry, które są przechowywane w pamięci, takie jak: (w=, k=, l=), rozmiar opon, ustawienie ogranicznika prędkości (V=), aktualny czas (UTC) oraz bieżący stan licznika.
Uwaga!
Kalibrację - po zmianie numeru rejestracyjnego wykonuje się w użyciem karty warsztatowej, czyli w serwisie tachografów, co powinno być wykonane niezwłocznie po zmianie.
Po kalibracji kolejne sprawdzenie okresowe tachografu należy przeprowadzić za dwa lata lub częściej, jeżeli wystąpią okoliczności wymagające takiej czynności.
Obecnie istnieje obowiązek przeprowadzenia pierwszej kalibracji przed rozpoczęciem korzystania z pojazdu w zakresie objętym rozporządzeniem (WE) nr 561/2006.
Oznacza to, że w przypadku jazdy na włączeniach ze stosowania rozporządzenia 561/2006 (WE) można wykonywać przejazdy np. serwisowe, ale nie można już wykonywać typowanego przewozu drogowego.
Kontrolujący na podstawie wydruku z tachografu mogą łatwo ustalić, kiedy dokładnie była przeprowadzona zmiana numeru w tachografie i porównać te daty z danymi rejestracyjnymi pojazdu.
Dlatego należy niezwłocznie przeprowadzić kalibrację po zmianie numeru rejestracyjnego i dopiero wykonywać przewozy drogowe.
Kalibracja i legalizacja tachografu w pojeździe
Kalibracja tachografu polega na uaktualnieniu lub potwierdzeniu parametrów pojazdu magazynowanych w jego pamięci (numer VIN, numer rejestracyjny pojazdu, rozmiar opon, ustawienia ogranicznika prędkości).
Legalizacja natomiast jest potwierdzeniem prawidłowego przebiegu kalibracji. Pojazd, którego tachograf przeszedł proces legalizacji, zostaje oznaczony tabliczką pomiarową z informacjami takimi, jak np. data ważności legalizacji. Tabliczka zwykle umieszczana jest na ramie drzwi pojazdu przy słupku B przy drzwiach kierowcy lub przy tachografie.
Uwaga!
Kalibrację tachografu mogą przeprowadzać wyłącznie certyfikowane warsztaty z uprawnieniami nadanymi przez Główny Urząd Miar. Przewoźnik ani kierowca nie mogą zrobić tego samodzielnie. To czynność zastrzeżona dla wyspecjalizowanego serwisu.
Podczas kalibracji technik sprawdza, czy urządzenie jest prawidłowo podłączone i czy zgadza się z danymi pojazdu. Następnie ustawia właściwe parametry, wykonuje test działania i zapisuje dane w pamięci tachografu. Po zakończeniu procedury montowana jest nowa tabliczka instalacyjna z datą kalibracji i danymi warsztatu.
Kalibracja polega na dostosowaniu tachografu do konkretnego pojazdu. Jest to aktualizacja i potwierdzenie parametrów pojazdu zapisywanych w pamięci urządzenia przy użyciu karty warsztatowej. Celem jest zapewnienie, że urządzenie prawidłowo rejestruje czas jazdy, odpoczynku i prędkość.
Ważne!
Kalibrację należy przeprowadzać co najmniej raz na dwa lata. Wcześniejsza kalibracja jest konieczna między innymi po zmianie rozmiaru opon, zmianie numeru rejestracyjnego, naprawie elementów wpływających na pomiar prędkości, uszkodzeniu tachografu albo zerwaniu plomb. W takich sytuacjach nie można czekać do końca dwuletniego okresu.
Sprawny i prawidłowo ustawiony tachograf zapisuje dane niezbędne do kontroli drogowej i przy rozliczaniu czasu pracy kierowców. Brak aktualnej kalibracji może prowadzić do błędnych zapisów i naruszeń przepisów.
Rozdział 4. Nowy tachograf i stara karta - koniecznie trzeba dokonać wymiany
W przypadku najnowszego tachografu G2V2 i karty poprzedniego typu tachograf nie zapisywał na karcie wszystkich ważnych danych. Często narażało to kierowców na kary. Od tego roku kartę można wymienić zgodnie z przepisami.
Ostatnio byliśmy świadkami wielu zmian sprzętowych. Poza ułatwieniami rodzi to różnego rodzaju kłopoty. Weźmy przykład - karty w technologii G2V1, wydane przed 21 sierpnia 2023 r. nie są w pełni kompatybilne z tachografami G2V2. Ten brak kompatybilności dotyczy między innymi rejestracji przekroczeń granicy.
Gdy tachograf rejestruje automatycznie dane
Kierowcy nie muszą wprowadzać informacji, jeśli tachograf rejestruje automatycznie dane dotyczące lokalizacji. Tak jest w przypadku najnowszych tachografów i najnowszych kart. W przypadku starszych kart sytuacja była skomplikowana. Z jednej strony kierowcom groziła kara, z drugiej nie można było kart legalnie wymienić.
Kara w czasie kontroli drogowej
Karty starszego typu nie zapisywały wszystkich informacji. To narażało ich na kary. A niestety nie można było kart legalnie wymienić. W praktyce dochodziło do kuriozalnych sytuacji - kierowcy udawali, że zgubili karty, by móc postępować zgodnie z przepisami.
Dobra wiadomość dla kierowców i firm transportowych. Od 20 stycznia 2026 r. obowiązują przepisy umożliwiające wymianę karty kierowcy na taką, która współpracuje z najnowszym tachografem inteligentnym drugiej generacji (G2V2).
Rozdział 5. Początek czasu pracy kierowcy logującego się na tachografie
Czy rozliczając czas pracy kierowcy, należy sugerować się czasem logowania karty do tachografu? Czy też trzeba wziąć pod uwagę pierwszą aktywność, czyli zwykle "inną pracę" lub "jazdę" na tachografie? Takie wątpliwości ma wielu początkujących kierowców.
Mówiąc najprościej - zalogowanie karty do tachografu nie rozpoczyna dziennego okresu pracy kierowcy. Rozpoczęcie pracy następuje wraz z pierwszą czynnością zarejestrowaną jako "jazda" lub tzw. inne prace, czyli aktywności wliczane do czasu pracy na podstawie art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców. Ale warto poznać szczegóły.
Rozliczenie czasu pracy kierowcy powinno uwzględniać różne rodzaje aktywności, a rozpoczęcie cyklu dziennego okresu pracy powinno być liczone od pierwszej czynności zaliczanej do czasu pracy.
Ważne!
Inaczej mówiąc, dzienny okres pracy zaczyna się albo jako jazda, albo jako tzw. inne prace - symbol graficzny na tachografie "młoteczki". Natomiast włożenie, jak również wyjęcie karty kierowcy podczas odpoczynku nie jest traktowane jako czas pracy lub też jako przerwanie odpoczynku dziennego bądź tygodniowego.
W pewnych okolicznościach może faktycznie dojść do przerwania odpoczynku kierowcy, ale takie sytuacje raczej będą pojawiały się w wyjątkowych przypadkach takich jak zarejestrowanie przez tachograf tzw. innych prac.
Warto dodać, że przy stosowaniu oprogramowania do rozliczania czasu pracy ważne są ustawienia konfiguracyjne programu, które można ustawić między innymi w opcji rozpoczynania czasu pracy od czynności takiej jak włożenie karty do tachografu czy też wprowadzenia symbolu kraju rozpoczęcia dziennego okresu pracy. Jeśli w ustawieniach programu tak to zaprogramujemy, to system będzie rozliczał czas pracy od tych czynności.
Ważne!
Zdarza się, że kierowcy logują kartę do tachografu lub wyjmują ją w trakcie trwania odpoczynku, co może być uznane przez kontrolujących jako przerwanie odpoczynku. Wobec tego najlepiej unikać takich sytuacji. Wówczas nie będzie też wątpliwości w zakresie prawidłowego rozliczenia czasu pracy.
Zasady rozliczania czasu pracy kierowcy są określone w przepisach rozporządzenia 561/2006 (WE) oraz w ustawie o czasie pracy kierowców. W tych przepisach określono wymagania dotyczące maksymalnego czasu prowadzenia pojazdu, a także minimalnych przerw i odpoczynków kierowców.
Jednym z podstawowych uprawnień socjalnych kierowcy jest prawo do odpoczynku dziennego i tygodniowego. Zacytowany powyżej przepis wskazuje, że odpoczynek kierowcy musi stanowić nieprzerwany okres, podczas którego kierowca powinien swobodnie dysponować swoim czasem. Swobodne dysponowanie czasem oznacza, że kierowca nie może jechać pojazdem ani też wykonywać żadnych innych prac.
Z odpoczynkiem kierowcy związana jest kwestia dotycząca zapisu aktywności kierowcy na jego karcie. Zasady obsługi tachografu, używania kart kierowców oraz zapisu aktywności wynikają głównie z przepisów rozporządzenia 165/2014 (UE).
Uwaga!
Odpoczynek nie może być przerwany innymi aktywnościami kierowcy, natomiast samo włożenie lub wyjęcie karty na odpoczynku nie powoduje jego przerwania i nie jest liczone jako czas pracy.
W sytuacji zarejestrowania przez kierowcę co najmniej jednej minuty "innych prac" może dojść do przerwania odpoczynku. Taka sytuacja może mieć wpływ przy analizie prawidłowości wykorzystywania odpoczynków. Rozpoczyna ona okres czasu pracy kierowcy.
Zgodnie z przepisami zasadą jest rejestracja całej aktywności kierowcy na jego karcie lub wykresówce, a zapis powinien być dokonywany automatycznie przez tachograf lub w drodze tzw. wpisów manualnych (ręcznych). Oznacza to, iż odpoczynek musi być zarejestrowany za pomocą piktogramu "łóżko" i może być odnotowany zarówno w sposób automatyczny, jak i ręczny.
W sytuacji oddalenia się od pojazdu i braku możliwości korzystania z tachografu kierowca ma prawo wyjęcia karty z tachografu oraz ma obowiązek zarejestrowania w trybie wpisu manualnego swojej aktywności przy kolejnym włożeniu karty do urządzenia. Dlatego w wątpliwych sytuacjach należy przeanalizować dokładnie zapis na karcie kierowcy oraz porównać go z zapisem tachografu.
