Recenzje

Niemal w każdej firmie jest ktoś, kto zamienia służbowe życie w piekło. Gdy pracujemy z kimś takim, warto przeczytać książkę "Biurko w biurko z jełopem. Sztuka przetrwania w biurze". Jej autor, Robert I. Sutton, nie ogranicza się do przedstawienia barwnej galerii firmowych szkodników, ale przede wszystkim radzi, jak się im przeciwstawiać, a nawet wychowywać.

Myślenie o projektach czy sytuacjach w sposób bardziej efektywny może sprawić, że rzeczy będą realizowane szybciej, lepiej i efektywniej. Nasz umysł pracuje w bardzo efektywny sposób, który możemy nazwać Naturalnym Planowaniem. Tymczasem większość edukacji szkolnej wbija nam w głowy inny sposób myślenia i działania - niezgodny z Naturalnym Planowaniem. Z różnych powodów. Efekt jest ten sam: ludzie nie umieją myśleć, a jeśli już to robią, bardzo się przy tym męczą.
Jak pisze David Allen w swojej książce "Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności", Naturalne Planowanie składa się z pięciu etapów:
1. Cel.
2. Zasady.
3. Wizja/rezultat.
4. Burza mózgów.
5. Porządkowanie.
Pytanie "dlaczego" należy zadać na pierwszym etapie, podczas zastanawiania się nad celami danego działania.
Zadawanie pytanie "dlaczego" nie boli . Wbrew temu co sądzą o nim zatwardziali korporacjoności, którzy boją się najmniejszej zmiany. Prawie każda rzecz, którą się obecnie zajmujesz, może być poprawiona lub dopracowana dzięki zadaniu pytania "dlaczego". Jest to podstawowe pytanie kreatywne dzięki któremu wpada się na lepsze, a czasem wręcz genialne, pomysły.
Po co idziesz na kolejne spotkanie? Jaki jest cel twojego zadania? Po co zapraszasz przyjaciół na grilla? Po co zatrudniasz dyrektora do spraw marketingu? Po co ci budżet?
Świadomość i jasność celów jakiegokolwiek działania są podstawowymi warunkami przejrzystości, kreatywnego rozwoju i współpracy. Ale bardzo często zapominamy właśnie o ogólnym znaczeniu spraw, a potem jesteśmy złapani w formę tego co stworzyliśmy. I wtedy się szarpiemy, wtedy kombinujemy i mamy problemy z realizacją. O efektywności działań w takim wypadku nie ma co nawet wspominać.
Pytania "dlaczego" nie należy lekceważyć. Lista korzyści z jego stosowania jest następująca: określa co jest sukcesem, określa kryteria podejmowania decyzji, porządkuje zasoby, motywuje, wyjaśnia punkt widzenia, poszerza gamę wyborów.
Przyjrzyjmy się bliżej każdej z tych korzyści.
1. Określa co jest sukcesem.
W dzisiejszych czasach ludzie są spragnieni zwycięstw. Uwielbiamy wszelkie gry i lubimy wygrywać albo przynajmniej mieć realną szansę na wygraną. Ale jeśli nie masz pewności czym jest dla ciebie sukces, to nigdy go nie osiągniesz. Niektórzy promują stawianie celów na tyle otwartych i niesprecyzowanych, żeby zawsze coś się znalazło co można podciągnąć pod "sukces". Nie to nic wspólnego z efektywnym działaniem ani z działaniem bezstresowym - zawsze jest ryzyko, że interes nie wypali i wtedy będzie klapa na całej linii. Jeśli chcesz spać spokojnie, musisz mieć gotową odpowiedź dlaczego zwolniłeś wiceprezesa do spraw marketingu, albo czemu zatrudniłeś na stanowisko dyrektora tego błyskotliwego absolwenta M.B.A. Nie będziesz też w stanie określić czy twój biznesplan jest dobry, zanim nie zestawisz go z kryteriami sukcesu zdefiniowanymi odpowiedzią na pytanie "Po co mi biznesplan ". 2. Określa kryteria podejmowania decyzji.
W jaki sposób podejmujesz decyzję czy pieniądze wydać na broszurę w pięciu kolorach czy na broszurę w dwóch kolorach Skąd wiesz, że do zajęcia się twoją stroną internetową należy zatrudnić znanego projektanta stron, a nie studenta po zajęciach Tego typu decyzje bazują na celu działania. Masz określony cel i w stosunku do niego oceniasz czy dane działanie przybliży cię do niego czy nie. Bez "dlaczego" twoje decyzje równie dobrze możesz podejmować rzucając monetą lub kostką. Tylko wtedy nie masz żadnego uzasadnienia dla twojego stanowiska i twojej pensji w firmie. 3. Porządkuje zasoby.
W jaki sposób powinieneś rozdysponować fundusze pracownicze w ramach budżetu firmy Jak dziś najlepiej zarządzać przepływami pieniężnymi, aby zapewnić firmie jak najlepszą rentowność jako detalisty w perspektywie kilku następnych lat Czy w ramach organizacji comiesięcznego spotkania integracyjnego powinniśmy przeznaczyć dodatkowe środki na posiłki czy nagłośnienie?
W każdym z powyższych pytań odpowiedź jest uzależniona od tego co chcesz osiągnąć - "dlaczego" coś robisz.
4. Motywuje.
Powiedzmy to sobie szczerze. Skoro nie ma żadnego dobrego powodu, aby coś robić, to nie warto tego robić . Ludzie bardzo często zapominają po co coś robią kiedy to robią. Tracą wtedy zapał, zaangażowanie, entuzjazm. Wystarczy jednak przypomnieć im "dlaczego to robią", a powróci im energia do działania. Proste i skuteczne.
5. Wyjaśnia punkt widzenia.
Pamiętanie o rzeczywistym celu jakiegokolwiek z twoich działań sprawia, że rzeczy stają się prostsze. Wystarczy poświęcić dwie minuty na zapisanie gdzieś, gdziekolwiek - nawet w tymczasowym dokumencie, co jest pożądanym efektem działania, aby otrzymać wyostrzony kształt jego wizji. To zupełnie tak jak ustawianie ostrości w obiektywie teleskopu, aparatu fotograficznego lub projektora slajdów. Zdarza się, że jednym celnym pytaniem "Co tak naprawdę chcemy osiągnąć " jesteśmy w stanie uporządkować rozsypujące się, nieklarowne projekty czy sytuacje.
6. Poszerza gamę wyborów.
Z jednej strony określenie celu powoduje skupienie uwagi na bardzo precyzyjnie określoną rzecz. Z drugiej zaś otwiera bramę dla twórczego myślenia o szerszych możliwościach. Wiedza na temat rzeczywistego celu organizowania konferencji, imprezy pracowniczej, wyeliminowania stanowiska kierowniczego lub połączenia firm intensyfikuje proces myślowy dotyczący tego jak założony cel osiągnąć. Opis pozostałych pięciu etapów Naturalnego Planowania oraz więcej przydatnych wskazówek związanych z organizacją własnej pracy, zwiększeniem efektywności wykonywanych działań i redukcją stresu wynikającego z codziennego bałaganu w pracy znajdziesz w książce Davida Allena "Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności".

Denzel Johnson - analityk CIA, osoba odpowiedzialna za ukrywanie akcji przewożenia talibów do Polski na przesłuchania. Dmitrij Borysov - szef polskiej placówki SVR (Służba Wywiadu Zagranicznego Rosji), osoba odpowiedzialna za akcję werbowania zawieszonych członków WSI.
Ryszard Nowicki - Polak, podróżnik i menedżer, wplątany w międzynarodową rozgrywkę szpiegowską. Do zlikwidowania. Aktualne miejsce pobytu: Antarktyda, ścigany przez grupę "czyszczącą" CIA.
Kilka ciał zmarłych talibów, na których wykonywano eksperymenty medyczne z tajną substancją pozbawiającą snu - niewygodny dowód, który dostał się w niepowołane ręce Nowickiego, i który musi zostać "wyczyszczony" przez CIA.
Tak rozpoczyna się intryga nowej książki Rafała Szczepanika "Komandosi w białych kołnierzykach. Metody zarządzania stosowane przez najlepszych menedżerów" (Wydawnictwo Onepress, 2009). Autor zgrabnie połączył w niej gorące polityczne tematy z pierwszych stron gazet z zawsze modnym wątkiem szpiegowskim. Na tym tle przedstawia i omawia skuteczne zachowania przywódcze jakie może zastosować w swojej pracy menedżer. I to nawet taki menedżer, który posiada stopień wojskowy z dopiskiem "rezerwy".
Na przykład: przy okazji pościgu za Nowickim na Antarktydzie poznasz trzy kluczowe cechy dobrego menedżera :
1) sprawne podejmowanie decyzji w oparciu o ograniczony zasób danych - dowiesz się, że lepsza jest dobra decyzja teraz niż świetna decyzja jutro, bo gdy ściga cię oddział wyszkolonych zabójców, każda sekunda odkładania decyzji w którą stronę uciekać to sekunda bliżej śmierci,
2) stosunek do konkurencji - przekonasz się, że szacunek w stosunku do konkurenta jest lepszy od lekceważenia, bo nie grozi nieprzyjemnymi, zaskakującymi niespodziankami typu "nie spodziewałem się, że oni mają broń, po co im broń na Antarktydzie, do pingwinów będą strzelać " (dla celów humorystycznych nie czepiamy się, że na Antarktydzie nie ma pingwinów),
3) zróżnicowane i trafne traktowanie podwładnych - z dwóch komandosów, identycznie wyszkolonych, jeden jest urodzonym samotnym wilkiem, drugi zaś, członek stada, świetnie funkcjonuje tylko pod okiem dowódcy. Zarządzanie nimi w sposób sprzeczny z ich uzdolnieniami spowoduje, że samotny wilk w grupie straci koncentrację, natomiast członek stada przestraszy się odpowiedzialności podczas misji typu "na własną rękę". Efekt: w obu przypadkach nie wykonają zadania jak trzeba, albo wykonają ale z niemożliwymi do przyjęcia stratami lub konsekwencjami (przeciek do mediów, dekonspiracja).
Książka świetnie sprawdza się jako podkład szkolenia oraz wyjście do coachingowej dyskusji w zespole na temat jak możemy stać się jeszcze bardziej skuteczni, jeszcze mniej podatni na zewnętrzne niespodzianki. No i całkiem miło się ją czyta jako powieść szpiegowsko-sensacyjną.
Więcej wskazówek i porad związanych ze skutecznym zarządzaniem, opakowanych w zgrabną intrygę szpiegowsko-sensacyjną łączącą WSI, CIA, talibów, wywiad rosyjski i tajną substancję tworzącą superżołnierzy, znajdziesz w książce "Komandosi w białych kołnierzykach. Metody zarządzania stosowane przez najlepszych menedżerów" Rafała Szczepanika.

Jeśli ludzie cię lubią, jest ci łatwiej w życiu. Budzenie sympatii w innych ludziach (także wśród osób własnej płci) jest bardzo cenną umiejętnością, która kilka razy w życiu uratuje cię z naprawdę ciężkich opresji, a niezliczone razy wyświadczyła ci drobne przysługi. Dobrym przykładem, choć na potrzeby filmu w oczywisty sposób przykładem przerysowanym, jest bohater filmu "Och, Karol!".
Ma on wielkie "chody" między innymi u ekspedientek w sklepie (sprzedają mu mięso spod lady), u policjantek (nie wypisują mandatów i poprzestają na słownym upomnieniu + randce). Sam bohater przyznaje w jednej ze scen, że nie wie co kobiety w nim widzą - nie jest przecież ani specjalnie przystojny, ani bogaty.
W filmie nie zostało to powiedziane, ale dla każdego kto choć trochę zna się na psychologii zachowań, odpowiedź jest jasna: bohater filmu umiał wzbudzać sympatię . Czynił to w sposób nie do końca świadomy, ale robił właśnie to.
Jak przekonasz się z lektury tej książki, budowanie kapitału sympatii w innych ludziach nie jest specjalnie trudne. W porządku, jest trochę czasochłonne, nie da się tego zrobić w jeden dzień. Wymaga też nieco pokory, ponieważ budując sympatię, stawiamy się na nieco niższej pozycji niż ta druga osoba. Doceniamy jej wartość. Chwalimy. Pomagamy i prosimy o pomoc. Okazujemy zainteresowanie. Sprawiamy, że czuje się ważna, wspaniała i niepowtarzalna.
Jak tu nie lubić kogoś, kto wzbudza w tobie takie uczucia No właśnie, nie da się.
Książka składa się z 42 krótkich rozdziałów. W każdym z nich autor opisał jedną sztuczkę lub technikę wzbudzania sympatii. Każdej sztuczce towarzyszy historyjka lub anegdotka pokazująca praktyczne wykorzystanie.
Więcej przydatnych wskazówek co mówić, co robić i w jaki sposób, żeby wzbudzać w ludziach sympatię, znajdziesz w książce Konrada Pankiewicza "Sympatyczna perswazja".

Ludzie zbyt często mówią o nieistotnych sprawach. Andy Bounds, autor książki "Wiadro pełne galaretki. Odkryj sekrety doskonałej komunikacji w biznesie", ma w związku z tym ciekawą metaforę. Bounds uważa, że ludzie komunikując się w taki właśnie sposób, rzucają galaretką w swą publiczność, słuchaczy i rozmówców. Nie liczą przy tym na jej skuteczność, na jakość przekazanych informacji, ale wierzą, że gdy wyleją na słuchaczy całe wiadro galaretki, jakaś jej część zostanie na ich ubraniach. Że z powodzi przekazanych informacji jakimś cudem ludzie sami sobie wybiorą i zapamiętają to co ich interesuje.
Oczywiste jest, że to nie tak działa. Dlatego Bounds opracował specjalną metodę konstruowania interesujących i istotnych komunikatów mówionych i pisanych tzw. zasadę galaretki. Nazwa pochodzi od metafory z wiadrem :)
Metoda różni się od innych tym, że została oparta na zasadach komunikacji z osobami niedowidzącymi i niewidzącymi w ogóle. Andy Bounds jest półślepy - w ogóle nie widzi na jedno oko, zaś drugie oko ma wadę -14,5 dioptrii (rzadko kto ma wadę -10, a co dopiero mówić o mniejszej). Jego mama jest niewidoma w ogóle (od 8-ego roku życia). Andy musiał więc nauczyć się tłumaczyć jej pewne czynności, zjawiska i miejsca tak, żeby zrozumiała. Jak to jest trudne przekonaj się samodzielnie - zamknij oczy i spróbuj opisać jak przejść z jednego pokoju do drugiego.
Poprzez codzienne "treningi" z mamą, Andy Bounds przez lata dopracowywał sposób komunikacji, który w sposób naturalny łatwo jest zrozumieć i który natychmiast przekazuje wszystkie istotne treści. Przydaje się to w każdej sytuacji życiowej: nudnych prezentacjach, spotkaniach z których chcesz wyjść po 10 minutach, prezentacjach sprzedażowych, rozmowie z drugą osobą, pisaniu maili i każdego innego dokumentu.
Ten model komunikacji nosi nazwę "zasada galaretki" i składa się z pięciu wskazówek co robić, żeby nie obrzucać swoich słuchaczy galaretką.
1) Na pierwszym miejscu zawsze stawiaj kontekst.
2) Pamiętaj o empatii.
3) Bądź dokładny i staranny.
4) Pytaj o zapotrzebowanie na dodatkowe informacje.
5) Podawaj jedynie podstawowe i wymagane informacje.
Dlaczego ten model działa Oto wyjaśnienie.
Wskazówka pierwsza, "kontekst zawsze na pierwszym miejscu", polega na tym, aby najpierw przedstawiać szerszy kontekst, a dopiero potem szczegóły. Same szczegóły nie przekazują żadnej informacji, dopiero umieszczone na dużym obrazie, kontekście, przekazują istotne informacje. Najpierw kontekst, potem szczegóły. Przykład: "Siedzisz w wielkim, prostokątnym pokoju. Twój fotel znajduje się w połowie długości jednej ze ścian. Wstań, skieruj się w prawo i przejdź trzy metry. Między tobą a drzwiami nie ma już żadnych przeszkód". Jeśli nie przedstawisz kontekstu (zarysu pokoju), długości ścian i odległości nie będą mieć żadnego znaczenia.
Wskazówka druga, "empatia", polega na tym, aby spojrzeć na rzeczywistość z perspektywy drugiej osoby. Przykład: "Gdybym był osobą niewidomą, nie wiedziałbym jak podejść do ludzi na spotkaniu biznesowym, ponieważ nie mógłbym ich zobaczyć. Ktoś musiałby mi w tym pomóc i zasugerować z kim warto porozmawiać". Aby w pełni zrozumieć innych i opracować skuteczny komunikat, musisz wyobrazić sobie jak wygląda świat z ich punktu widzenia. Każdą sytuację można sobie wyobrazić, to zależy tylko od chęci.
Wskazówka trzecia, "dokładność i staranność", polega na poruszaniu istotnych tematów i mówieniu o konkretnych szczegółach. Żadnych ogólników i pustych frazesów. Konkrety i konkrety - ale tylko te, które mają znaczenie. Przykład: "Podłoga jest drewniana. Leży na niej duży, prostokątny dywan. Kończy się metr przed drzwiami, więc będziesz wiedzieć, że jesteś prawie przy drzwiach. Drzwi są podwójne, a obie ich części otwierają się w twoją stronę". Ten opis pokoju pozwoli osobie niewidomej rozpoznać kiedy wejdzie na dywan i kiedy z niego zejdzie. Będzie wiedzieć jak daleko musi wyciągnąć ręce do klamki od drzwi. Będzie wiedzieć, że drzwi są podwójne i że otwierając je musi zrobić krok w tył, bo otwierają się do siebie.
Wskazówka czwarta, "pytaj o dodatkowe informacje", polega na tym, aby zawsze zapytać czy coś jeszcze powinieneś dodać. Łatwo jest wyklepać wyuczoną formułkę, licząc że ona wystarczy. Jednak nawet najlepsza formułka, przygotowana w oparciu o badania i rozmowy z podobnymi osobami, nie musi być skuteczna. Ludzie różnią się między sobą drobnymi szczegółami, a ogólna formułka je albo pomija, albo zakłada nieprawdziwe. W obu przypadkach oznacza to brak szacunku dla indywidualności rozmówcy, co jest bardzo dużym uchybieniem. Znacznie lepszy skutek odnosi przedstawienie podstawowych informacji i pytanie "czy dodać co jeszcze ".
Wskazówka piąta, "jedynie podstawowe i potrzebne informacje", polega na pomijaniu nieistotnych informacji. W opisie pokoju ze wskazówki trzeciej można by zawrzeć dodatkowe szczegóły (co wisi na ścianach, z jakiego materiału są wykonane drzwi, jaki jest wzór na dywanie, czy w pokoju stoją jakieś meble). Tylko po co Nie pomogą one osobie niewidomej w dotarciu do drzwi i ich otwarciu. Byłaby to galaretka, nudząca i denerwująca.
Posługując się zasadą galaretki, będziesz w stanie przygotować przydatne i interesujące (czyli niezanudzające) komunikaty. Obojętnie w jakich sytuacjach je wykorzystasz, zawsze okażą się skuteczne. Jeśli chcesz poćwiczyć, przejrzyj newsy i artykuły w serwisach internetowych lub gazetach. Przeczytaj mail z ofertą. Zobacz czy są one sformułowane "bez galaretki". Jeśli nie, przerób je na wersję bez galaretki. Zobaczysz jak nagle nabiorą treściwości i przyjazności. Więcej informacji na temat wykorzystania zasady galaretki w różnych sytuacjach komunikacji międzyludzkiej i biznesowej (spotkania biznesowe, prezentacje sprzedażowe, pozyskiwanie i udzielanie rekomendacji, wystąpienia publiczne) znajdziesz w książce "Wiadro pełne galaretki. Odkryj sekrety doskonałej komunikacji w biznesie" Andy′ego Boundsa.